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連絡工程表について。

お正月だなんだと思っていたら、特にゆっくり年末年始を過ごせたわけでもなく、気がつけばもう2月でした(汗。

中々更新が出来ていないので心配されていた方もいるかもしれませんが、徳留行政書士事務所は毎日元気に開業しております。

何せ個人事業主ですので、自分で営業して、自分で打ち合わせして、自分で書類作成して、自分で申請に行き、空いた時間で勉強したり情報収集したり、経費清算したり。。。

そうなんです。溜めに溜め込んだ領収書を整理するだけでもなかなかの作業時間がとられ・・・(こつこつやってればいいだけのことですが)

更に私は依頼者との電話でやりとりした内容や、郵便やFAXの受け取り等について、連絡工程表を依頼者毎に作成して管理しているので、それを更新するとブログにまで正直手が回らずに力尽きてしまうことが多いのです(根性が足りないだけですが)

 

とはいえこの連絡工程表、非常に役に立っています。

伝え忘れを防止できるのはもちろんですが、言った言わないについても自信を持って回答できますし、どういう伝え方をしたらどんな反応が返ってきたかを後で確認出来るので、より効率的な伝え方を模索する時にも役立ちます。

例えば運送業の営業許可をとる際に、駐車場の地目は何か、事務所の土地の用途地域は何かを教えていただきたい時などに、電話でこのまま伺っても通じないことが多く、文章にしてそれぞれの登記簿の地目と用途地域を回答してくれとFAXやメールを送ってもどちらかしか返答が無かったりと、正確な情報をうまく引き出せない場合があります。

そういった時に以前はこういう伝え方をして時間がかかったなとか、このやりかたで伝えた時はスムーズだったという経験をブラッシュアップして当事務所のマニュアルを作成しています。

急病の時のリスク回避のために、また、個人での仕事量には限界があるので、先々は人員を増やすことも考えていかなければならないのでその時に研修や引継ぎがスムーズに出来るように今からこつこつとツールを整えているのです。

こういうことをしていればあっという間に一ヶ月が過ぎてしまうのですね。。。

もっと作業効率を上げる方法を考えて作業時短に努めたいと思います。